Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Olarin Voimistelijat ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 1.5.2018. Viimeisin muutos 1.5.2018.

1. Rekisterinpitäjä

Olarin Voimistelijat ry, Alaportti 4, 02210 Espoo

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Seuran toiminnanjohtaja, Linda Bergström, toimisto@ovo.fi, p. 0503019381

3. Rekisterin nimi

Jäsen-, luottamushenkilö- ja sidosryhmärekisteri.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenien/ sidosryhmien edustajien tietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, yhteyden ylläpito sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä.

Henkilötietojen käsittely perustuu:

  • Olarin Voimistelijoiden lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta.
  • Sidosryhmien osalta sopimuksen täytäntöönpanoon sekä mahdollisen reksiterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etu sopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden valvonta.
  • Luottamushenkilöiden osalta rekisteröinti perustuu yhdistyslainsäädäntöön.
  • Markkinointitietojen osalta suostumukseen.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön etu- ja sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, syntymäaika, sukupuoli, tiedot ryhmiin/ toimintaan osallistumisesta ja tilatuista tuotteista/palveluista. Sidosryhmien osalta myös asema, yritys/organisaatio ja laskutustiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot kerätään www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa henkilö/ edustaja luovuttaa tietojaan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).